Zalety wykorzystania automatyzacji w kontrolingu

Kontroling to kluczowy element zarządzania, który pomaga monitorować i kontrolować wydajność ich przedsiębiorstwa. Gromadzenie, analiza i interpretacja danych są kluczowe dla efektywnego kontrolingu, ale mogą również być czasochłonne. Dlatego coraz więcej firm zwraca się ku automatyzacji, aby uprościć ten proces. Ale jaki jest faktyczny wpływ automatyzacji na kontroling?

Wprowadzenie do automatyzacji kontrolingu

Automatyzacja w kontrolingu to stosunkowo świeży, ale szybko rosnący obszar. To zjawisko polega na wykorzystaniu zaawansowanych technologii w celu przyspieszenia, ułatwienia i ulepszenia procesów kontrolingu.

W obliczu rosnącej konkurencji i nacisku na efektywność, przedsiębiorstwa szukają nowych rozwiązań, aby utrzymać kontrolę nad swoimi finansami. Tu właśnie z pomocą przychodzi automatyzacja. Poprzez automatyczne zczytywanie danych z faktur i różnego rodzaju dokumentów, a następnie przekazywanie ich do systemów kalkulacyjnych, kontroling staje się prostszy, szybszy i co ważne - mniej podatny na błędy.

Co więcej, za pomocą platform do automatyzacji, firmy mogą tworzyć dynamiczne dashboardy, które na bieżąco śledzą zdefiniowane indywidualnie kluczowe wskaźniki. Powstaje więc miejsce, w którym wszelkie informacje są zebrane, zrozumiałe i dostępne na żądanie. Dzięki temu, zarówno menedżerowie, jak i inni pracownicy mogą w łatwy i szybki sposób ocenić bieżący stan i podejmować na tej podstawie decyzje.

Automatyzacja kontrolingu, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, jest w rzeczywistości dużym krokiem do przodu. Niweluje ona wiele uciążliwości związanych z kontrolingiem, a jednocześnie otwiera drzwi do nowych, wcześniej nieosiągalnych możliwości.

Znaczenie kontrolingu

Kontroling stanowi nieodłączny element zarządzania, którego znaczenie dla właścicieli biznesu jest nie do przecenienia. W kontekście dynamicznie zmieniającej się gospodarki i wzrastającej konkurencji, prowadzenie przedsiębiorstwa bez skutecznej kontroli wydajności może prowadzić do niewłaściwych decyzji i niepotrzebnych strat.

Zwłaszcza u mniejszych firmy, w których koszty są ewidencjonowane tylko dla celów księgowych i podatkowych, wraz z rozwojem może pojawić się np. problem z ustaleniem, jaka rentowność realizowana jest na sprzedaży poszczególnych produktów lub usług.

Korzyści płynące z kontroli finansowej i operacyjnej

Poprzez dokładne monitorowanie i kontrolowanie danych finansowych i operacyjnych, kontroling umożliwia większe zrozumienie funkcjonowania firmy. Obejmuje to:

• Śledzenie kosztów,

• Monitorowanie dochodów,

• Kontrolę kapitału obrotowego,

• Analizę innych kluczowych wskaźników wydajności.

Ta dogłębna analiza dostarcza cennych informacji na temat potencjalnych obszarów do poprawy oraz pomaga wykrywać problemy, zanim staną się one poważne.

Kontroling jako narzędzie planowania strategicznego

Kontroling to nie tylko zarządzanie reagujące na problemy - to także narzędzie strategiczne. Analiza danych z różnych działów i źródeł umożliwia identyfikację wzorców i trendów, które mogą być wykorzystane do przewidywania przyszłych wyników i planowania na przyszłość.

Zarządzanie zasobami poprzez kontroling

Kontroling służy także do skutecznego zarządzania zasobami firmy. Pozwala na zrozumienie, skąd pochodzą zasoby, jak są wykorzystywane oraz jak można je zoptymalizować. Dzięki temu:

• Zapewnia się właściwe wykorzystanie zasobów,

• Minimalizuje się marnotrawstwo,

• Maksymalizuje się rentowność.

Kontroling wyników

Kontroling umożliwia porównanie rzeczywistych wyników z planowanymi celami, co pozwala na szybką reakcję, gdy pojawiają się problemy.

Podsumowując, kontroling jest kluczowym narzędziem, które ułatwia zarządzanie firmami, tworzenie innowacyjnych strategii oraz osiąganie zrównoważonego sukcesu.

Automatyzacja jako sprawny sposób na kontroling

Nikt nie lubi poświęcać niepotrzebnego czasu na wykonywanie rutynowych zadań, które mogłyby zostać zautomatyzowane. Ta zasada, choć prosta w teorii, zyskuje na znaczeniu, gdy przekładamy ją na obszar kontrolingu. Automatyzacja kontrolingu to sposób na efektywność, precyzję i oszczędność zasobów, przede wszystkim czasu.

Przyjrzyjmy się temu, jak te korzyści wyglądają w praktyce. Tradycyjne metody kontrolingu opierają się w dużej mierze na ręcznym gromadzeniu i analizie danych. To potrafi zżerać godziny spędzane na przeglądaniu faktur, zestawianiu statutów i monitorowaniu wyników finansowych. Automatyzacja może skrócić ten proces do nawet kilku minut lub sekund. Rezultatem jej działania jest przesłanie informacji do odpowiednich raportów i dashboardów, a pracownik korzysta z pozyskanych wyników do monitorowania i oceny.

Porównując obie metody, łatwo zauważyć, dlaczego automatyzacja kontrolingu zdobywa coraz większą popularność wśród biznesów. Jest nie tylko efektywna i dokładna, ale przede wszystkim pozwala na optymalizację czasu, uwolnienie pracowników od rutynowych zadań i pozwolić im skupić się na tych bardziej wymagających.

Cała idea może wydawać się nieco zaskakująca, ale pamiętajmy - technologia służy nam po to, żeby ułatwiać pracę, a nie ją komplikować. W przypadku automatyzacji kontrolingu mamy do czynienia z narzędziem, które może tylko przyspieszyć i usprawnić działania firmy. W końcu kontroling ma służyć biznesowi, a nie stanowić kłopot.

Proces implementacji automatyzacji kontrolingu

Implementacja automatyzacji kontrolingu to dynamiczny proces, którego etapy prowadzą do celu - skuteczniejszego zarządzania danymi i zasobami firmy.

Rozpoczęcie procesu

Pierwszym krokiem jest zrozumienie, jakie dane są kluczowe dla firmy.

• Czy jest to przepływ pieniędzy?

• Wydajność pracowników?

• Wydatki na poszczególne działania?

Określenie i zrozumienie tych kluczowych wskaźników pozwoli na ich skuteczne monitorowanie.

Wybór odpowiednich narzędzi

Następnie trzeba dokonać wyboru narzędzi. Różne systemy będą bardziej lub mniej odpowiednie w zależności od:

• Wielkości firmy,

• Rodzaju danych do kontrolingu,

• Stopnia ich złożoności.

Na uwagę zasługuje również konieczność sprawdzenia możliwości integracji z używanymi przez firmę programami, w szczególności magazynowymi, księgowymi i programami do wystawiania faktur.

Co przynosi przyszłość? Trendy w zakresie automatyzacji kontrolingu

Zmieniająca się dynamika i tempo nowych technologii stawiają przed kontrolingiem nowe wyzwania, ale jednocześnie otwierają nowe możliwości i perspektywy.

Sztuczna Inteligencja (AI)

Sztuczna inteligencja (AI) to termin, który często przeplata się z tematem automatyzacji kontrolingu. W przyszłości, AI z pewnością odegra większą rolę, szczególnie jeśli chodzi o:

• Predykcję i prognozowanie trendów biznesowych na podstawie analizy danych,

• Przewidzenie potencjalnych wyzwań i szans dla firmy,

• Pomoc właścicielom w dokonaniu lepszych decyzji strategicznych.

Jednak na tą chwilę firmy powinny co do zasady skupiać się na zautomatyzowaniu obecnie istniejących procesów i, dopiero w następnym, bardziej odległym kroku, podjąć próbę implementacji sztucznej inteligencji w te procesy.

Uczenie maszynowe (Machine Learning)

Podobnie jak AI, uczenie maszynowe (Machine Learning) jest technologią, która może odmienić kontroling. Uczenie maszynowe to proces, w którego ramach komputer samodzielnie uczy się z danych, które są mu dostarczane i poprawia swoje działanie. W przypadku kontrolingu, systemy z wykorzystaniem tego procesu mogą przewidywać wyniki finansowe z większą precyzją niż obecne narzędzia.

Dashboardy biznesowe

W konkurencji do tych zaawansowanych technologii, pojawiają się również prostsze, bardziej bezpośrednie narzędzia, takie jak dashboardy biznesowe, które:

• Dostarczają natychmiastowe, dostępne w czasie rzeczywistym informacje o stanie przedsiębiorstwa,

• Umożliwiają łatwy dostęp do aktualizowanych w czasie rzeczywistym danych,

• Umożliwiają szybkie i informowane decyzje.

Narzędzia do automatycznego zczytywania danych

Inne narzędzia, które są warte uwagi, to te do automatycznego zczytywania danych z faktur i innych dokumentów.

• Pozwalają na automatyzację procesu zbierania i przetwarzania danych,

• Przekazują zczytane dane do kalkulacji,

• Przyspieszają i upraszczają proces kontrolingu.

Podsumowanie

Podsumowując, automatyzacja kontrolingu jest nie tylko innowacyjnym rozwiązaniem, ale także kluczowym elementem skutecznego zarządzania. Ułatwia ona monitoring działalności firmy, przyspiesza procesy i zwiększa dokładność, dzięki czemu podejmowane są decyzje oparte na danych.

Przez cały ten artykuł, podkreślone zostały istotne korzyści płynące z automatyzacji kontrolingu, takie jak oszczędność czasu, zwiększenie precyzji czy możliwość skupienia się na strategicznych aspektach biznesu. Przedstawiona została także perspektywa rozwoju w kontekście nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja czy uczenie maszynowe.

Jedno jest pewne: przyszłość kontrolingu to automatyzacja. Jak widać, technologia ta oferuje wiele możliwości, które pomogą firmom osiągać lepsze wyniki, czy to poprzez redukcję kosztów, czy poprawę efektywności w przetwarzaniu danych.