Ile kosztuje cyfryzacja i automatyzacja firmy

Skuteczna cyfryzacja i automatyzacja wymaga wiedzy, strategii i odpowiednich narzędzi.

Niezależnie od tego w jakiej branży znajduje się firma zastanawiająca się nad cyfryzacją i automatyzacją, w większości przypadków stoi ona przed podobnymi wyzwaniami:

• Skomplikowane procesy – Każda firma ma inne potrzeby i unikalne sposoby działania.

• Wybór odpowiednich narzędzi – Dostępnych jest wiele rozwiązań IT, ale nie wszystkie ze sobą współpracują.

• Integracja systemów – Ważne jest, by systemy IT komunikowały się ze sobą i tworzyły jedno spójne środowisko pracy.

• Koszty wdrożenia – Czy warto inwestować i jakie przyniesie to oszczędności?

Wielu właścicieli firm decyduje się na jedno rozwiązanie "do wszystkiego". Kupują kompleksowy system ERP, który teoretycznie ma obsługiwać wszystko: oferty, faktury, księgowość, zarządzanie projektami, harmonogramy, budżetowanie itd. W sektorze firm mikro i MŚP takie narzędzia mogą się w praktyce nie sprawdzić. Są zbyt skomplikowane, wymagają długiego procesu wdrażania i generują wysokie koszty licencyjne oraz utrzymania. Ponadto, wiele zintegrowanych funkcji może okazać się zbędnych, a użytkownicy, zamiast ułatwień, napotykają problemy z obsługą nadmiaru modułów.

Niejednokrotnie lepszym podejściem okazuje się wdrożenie kilku dobrze dobranych programów, które są ze sobą połączone i współpracują ze sobą. Ważne jest, aby tworzyły jeden spójny ekosystem, który nie wymaga otwierania sześciu okien naraz i przeskakiwania między programami i przeklejania informacji z jednego do drugiego.

Zazwyczaj cyfryzacja i automatyzacja odbywa się w kilku etapach:

1. Bezpłatna analiza potencjału cyfryzacji – sprawdzenie, czy i jakie zmiany mogą przynieść korzyści w firmie.

2. Analiza procesów biznesowych – ustalenie odpowiedzialności poszczególnych osób i stosowanych programów.

3. Planowanie nowych rozwiązań – wybór i integracja programów tak, aby były maksymalnie efektywne i proste w obsłudze.

4. Wdrożenie i szkolenie – upewnienie się, że wszyscy rozumieją nowe narzędzia.

5. Optymalizacja i dostosowanie – monitorowanie efektywności i dostosowanie w miarę potrzeb.

Koszty cyfryzacji i automatyzacji

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie "ile kosztuje cyfryzacja i automatyzacja ?". Kluczowymi determinantami kosztu są w szczególności:

- Wielkość firmy i liczba pracowników

- Stopień skomplikowania procesów

- Wymagane programy i ich integracja

- Czasu potrzebny na wdrożenie

Analogicznie, jak w przypadku budowy domu – trudno określić cenę bez dokładnego projektu. Może to być inwestycja kilku, kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych, jednak w dłuższej perspektywie zwraca się wielokrotnie.

Czy to się opłaca?

Tak, cyfryzacja to inwestycja, która przede wszystkim pozwala oszczędzać czas, pieniądze, czasami również nerwy… 

Oto kilka korzyści:

• Mniej papierkowej roboty – systemy same, w tle, samoczynnie, generują dokumenty.

• Szybsza obsługa klienta – automatyczne rezerwacje, powiadomienia i terminy.

• Lepsza organizacja pracy – wyeliminowanie chaosu w zarządzaniu projektami dla klientów.

• Większa kontrola nad przedsiębiorstwem – dostęp do danych i raportów w czasie rzeczywistym.

• Oszczędności – mniej niepotrzebnych godzin pracy, mniej błędów, mniej opóźnień.

• Większa skalowalność – możliwość łatwego dostosowania systemów do rosnących potrzeb firmy. 

• Lepsza komunikacja wewnętrzna – szybka wymiana informacji między działami i pracownikami. 

• Zwiększona satysfakcja klientów – szybsza obsługa poprawia doświadczenia klientów.