Embedded Files
Jednym z najbardziej czasochłonnych i podatnych na błędy procesów w firmach jest obsługa i wprowadzanie danych z faktur. Te dane potrzebne są przykładowo do wywiązania się z ustawowo nałożonych obowiązków raportowania firm takich jak np. prowadzenie ksiąg handlowych, kalkulajca i raportowanie, deklarowanie, CIT i VAT. Ponadto, zwłaszcza w przypadku firm handlowych i produkcyjnych, ale nie tylko, potrzebne jest odczytanie nazw, ilości i wartości poszczególnych towarów lub usług w celu prowadzenia rzetelnej ewidencji magazynowej. Dodatkowo, zawarte w fakturach informacje stanowią jedno z najważniejszych źródeł danych do wewnętrznej kalkulacji kosztów i rentowności (kontroling).
Tradycyjny proces obsługi faktur wymaga ręcznego wprowadzania danych do systemów księgowych lub arkuszy kalkulacyjnych. Taki sposób pracy jest nie tylko uciążliwy, ale również obarczony dużym ryzykiem błędów. Literówki, pomyłki w numerach faktur, błędne kwoty czy źle przypisane pozycje to tylko niektóre z problemów, które mogą prowadzić do nieścisłości finansowych i konieczności ponownej weryfikacji dokumentów.
Faktury często przechowywane są w różnych formatach – papierowych, skanowanych PDF-ach czy dokumentach elektronicznych. Brak jednolitego systemu do ich przetwarzania i katalogowania sprawia, że odnalezienie konkretnej faktury często zajmuje dużo czasu. W efekcie przedsiębiorstwa tracą kontrolę nad swoimi finansami, a procesy raportowania i analizowania wydatków są znacznie utrudnione.
Wiele organizacji korzysta z różnych narzędzi do księgowości, zarządzania projektami i operacji finansowych. Brak automatyzacji w przetwarzaniu faktur powoduje, że dane nie są automatycznie przekazywane do odpowiednich systemów, co opóźnia rozliczenia i zwiększa ryzyko błędów w budżetach.
Każda firma może jednak wprowadzić system zautomatyzowanego odczytywania i wprowadzania faktur. Szczegółowy mechanizm działania takiego systemu często różni się w zależności od konkretnej firmy i tego, w jaki sposób te dane mają zostać wykorzystane, w jakich konkretnie programach wprowadzone i do jakich innych celów mają zostać użyte. Podstawowy schemat działania może jednak wyglądać w następujący sposób:
Monitorowanie folderu na dysku w chmurze (Google Drive/Onedrive) – System stale obserwuje wyznaczony folder w Google Drive w poszukiwaniu nowych faktur.
Automatyczna analiza faktur – Po wykryciu nowego pliku, faktura jest przesyłana do narzędzia dedykowanego do odczytania danych z faktury (np. LlamaParse, pdf.co), gdzie zostaje przetworzona i przeanalizowana.
Ekstrakcja danych – System odczytuje kluczowe informacje, takie jak numer faktury, data wystawienia, kwota, VAT oraz poszczególne pozycje.
Strukturalne przechowywanie danych – Wszystkie dane są automatycznie zapisywane w bazie danych utrzymywanej chociażby w GoogleSheets lub Airtable, skąd mogą być wykorzystywane do dalszej analizy i raportowania. Dane mogą zostać przeniesione również bezpośrednio do programów wykorzystywanych przez konkretną firmę, w zależności od możliwości integracji z tym programem poprzez łącze API.
Wśród głównych korzyści z wdrożenia automatyzacji przetwarzania faktur wymienić można:
Dzięki automatyzacji pracownicy nie muszą już poświęcać godzin na ręczne wprowadzanie danych z faktur. System przetwarza dokumenty w ciągu kilku sekund, co pozwala zespołom finansowym skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
Automatyczne przetwarzanie danych redukuje liczbę pomyłek, co znacząco poprawia dokładność i zgodność finansową. Eliminuje to konieczność czasochłonnych poprawek i ponownej weryfikacji dokumentów.
Przechowywanie faktur w sposób uporządkowany usprawnia dostęp do wszystkich dokumentów.
Automatycznie przetworzone dane mogą być przesyłane do różnych systemów księgowych, ERP czy CRM, co zwiększa spójność finansową w firmie i pozwala na efektywne zarządzanie danymi.
Szybka analiza i przetwarzanie faktur oznacza, że firmy mogą szybciej reagować na zobowiązania płatnicze, unikając opóźnień i niepotrzebnych kar finansowych.
Google Sites
Report abuse