4 codzienne zadania, które możesz zautomatyzować już dziś

Codziennie w firmach napotykamy na setki zadań, które musimy wykonać. Niektóre z nich są proste, ale absorbują czas, podczas gdy inne są skomplikowane i wymagają naszej pełnej absorpcji. Istnieje jednak sposób na usprawnienie pracy, zwiększenie efektywności i zmniejszenie kosztów poprzez zautomatyzowanie części codziennych zadań. Oto 4 przykładowe zadania, które możesz zautomatyzować już dziś.

1. Automatycznie zapisuj załączniki i treści maila na dysku w chmurze

Standardem jest, że każdego dnia, czy to jako firma, albo nawet nieprowadząc działalności gospodarczej, otrzymujemy dziesiątki, a czasem setki e-maili z załącznikami – fakturami, umowami, raportami czy innymi ważnymi dokumentami. Ręczne pobieranie ich i zapisywanie w odpowiednich folderach jest czasochłonne i podatne na błędy. Na szczęście można to łatwo zautomatyzować, oszczędzając czas i eliminując ryzyko pominięcia ważnych plików.

Możliwe jest skonfigurowanie prostej automatyzacji, która będzie automatycznie zapisywała załączniki oraz treści e-maili na dysku w chmurze, np. w Google Drive lub OneDrive a jej praca wyzwalana będzie wpływem przedmiotowego maila do skrzynki odbiorczej.

Podobnie można zautomatyzować zapisywanie samej treści wiadomości. Jeśli prowadzisz korespondencję dotyczącą zamówień, umów czy zgłoszeń serwisowych, bądź też jakichkolwiek innych tematach, które regularnie się powtarzają, automatyczne archiwizowanie tych e-maili w chmurze pozwoli Ci łatwo do nich wrócić bez konieczności ręcznego przeszukiwania skrzynki.

Dodatkowo można też tworzyć, przykładowo w GoogleSheets rejestry otrzymanych maili i ich załączników, także z ujętym w GoogleSheets linkiem do bezpośredniego ich podglądu na dysku w chmurze.

2. Automatyczne przekazywanie zapytań do odpowiednich działów i osób

Otrzymując wiele zapytań od klientów trzeba przekazać je często do odpowiednich osób. Czy jest sposób, żeby zautomatyzować ten proces? Owszem, jest! Wprowadzenie systemu ticketowego, który automatycznie przekazuje zapytania do odpowiednich działów, da Ci więcej czasu na skupienie się na perspektywach strategicznych.

System ticketowy może zbierać zapytania z różnych kanałów komunikacji: od e-maili, przez formularze kontaktowe na stronie internetowej, aż po wiadomości z mediów społecznościowych. Dzięki inteligentnym algorytmom, zapytania są automatycznie kategoryzowane według typu i priorytetu, a następnie przekazywane do odpowiedniego działu w firmie.

3. Synchronizacja danych między różnymi programami

Jak często zdarza nam się, że dane z jednego używanego programu nie są zaktualizowane z danymi w innym programie, np. dane klienta z obsługi mailingowej nie są zaktualizowane w CRM. 

Chociaż może wydawać się to skomplikowane, warto zapewnić, że informacje między różnymi narzędziami, którym się posługujemy, są zsynchronizowane na bieżąco.

• Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie narzędzi, które są często używane i które zawierają dane, które muszą być zsynchronizowane. Może to być system CRM, ERP, program do księgowości, platforma mailowa - generalnie, wszystko, co używane jest codziennie i generuje ważne dane.

• Następnie, z pomocą takich narzędzi jak platformy nocode (make.com, n8n), daty można zsynchronizować. Te usługi oferują integracje z różnymi popularnymi narzędziami i umożliwiają tworzenie automatycznych "przepływów pracy", które zapewniają bieżącą synchronizację.

• Ostatnim krokiem jest utworzenie reguł synchronizacji - co, kiedy i jak ma być synchronizowane. Po ustanowieniu działań, warto regularnie monitorować proces, aby upewnić się, że wykonuje on swoje zadanie i ewentualnie dodać korekty

.

Pamiętaj, że zastosowanie się do tych krokom umożliwi Ci oszczędzanie czasu, podnoszenie wydajności oraz eliminowanie ryzyka błędów związanych z manualnym wprowadzaniem danych. Synchronizacja danych to skomplikowane, czasochłonne i monotonne zadanie. Jednakże, jeżeli je zautomatyzujesz, pozwoli Ci to skupić się na najważniejszych aspektach prowadzenia biznesu.

4. Automatyzacja śledzenia płatności i wysyłania przypomnień

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej błyskawiczne sprawdzanie i kontrolowanie płatności, zarówno przychodzących jak i wychodzących, kluczowo wpływa na stabilność finansową firmy. Ręczne zarządzanie tym procesem może być czasochłonne i mało efektywne, dlatego automatyzacja jest tak ważna.

Wdrożenie specjalistycznego oprogramowania do zarządzania fakturami i płatnościami stanowi pierwszy, podstawowy krok. Narzędzia te zapewniają automatyczne śledzenie płatności i terminów zapłaty.

Automatyzowanie procesu wysyłania przypomnień o zbliżających się terminach płatności stanowi kolejny ważny element. Oprogramowanie to zazwyczaj oferuje:

• Opcję ustawienia cyklicznych alertów.

• Automatyczne wysyłanie powiadomień do klientów o nadchodzących terminach płatności.

Podsumowując, automatyzacja jest potężnym narzędziem, które możesz zastosować w swoim biznesie już teraz. Zadania, które często angażują nasz cenny czas, takie jak sortowanie i priorytetyzacja e-maili, przekierowywanie zapytań do odpowiednich działów, synchronizowanie danych między różnymi platformami czy śledzenie i przypominanie o płatnościach, mogą być z powodzeniem zautomatyzowane.