3 przykłady połączenia maila, GoogleDocs, GoogleSheets i GoogleDrive w pomocne automatyzacje

Oto 3 przykłady połączenia ze sobą elementarnych narzędzi takich jak mail i aplikacje Google w automatyzacje.

Warto zwrócić uwagę, że niezależnie od tego, jakie ostatecznie wykorzystane zostaną narzędzia (konkretne programy), największą wartość dodaną, usprawnieniem i korzyścią  jest zespalająca te programy, niezależnie od stopnia ich zaawansowania, automatyzacja działająca w tle, samoczynnie.

Dzięki możliwości łączenia ze sobą w ramach automatyzacji programów za pomocą niezwykle uniwersalnego sposobu jakim jest tzw. połączenie API, w grę wchodzi integracja ze sobą w ramach konkretnej automatyzacji szeregu różnych programów i połączenie ich tak aby jak najlepiej pracowały dla firmy. Sama jednak już możliwość połączenia maila i aplikacji Google w automatyczny system może dawać zaskakujące rezultaty.

Przykład 1: automatyzacja tworzenia ofert dla klientów

Tworzenie ofert dla klientów to kluczowy element procesu sprzedaży, który często wymaga dużej ilości czasu i ręcznej pracy. Tradycyjnie wymaga to analizowania zapytania klienta, ręcznego uzupełniania dokumentu ofertowego, a następnie jego wysyłki. W praktyce oznacza to czasochłonne działania, które można zoptymalizować dzięki automatyzacji.

Dzięki odpowiednio zaprojektowanemu procesowi można zminimalizować czas poświęcany na przygotowanie ofert, a jednocześnie zwiększyć ich jakość i spójność. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak działa automatyzacja procesu ofertowania oraz jakie korzyści przynosi firmie.

Jak może działać automatyzacja ofert:

1. Zbieranie zapytań od klientów

Pierwszym krokiem jest zebranie zapytań ofertowych od klientów poprzez Formularz Google – klient wypełnia przygotowany wcześniej formularz, w którym podaje potrzebne. Alternatywnie w grę wchodzi również analiza treści wiadomości e-mail i automatycznego rozpoznawania kluczowe informacje potrzebne do stworzenia oferty - w takim przypadku konieczne jest jednak najpierw przeanalizowanie gdzie w mailu potrzebne dane się znajdują, tj. czy są one w treści, w załącznikach. Jeśli tak, jakie to są załączniki itd.

2. Automatyczne zapisywanie danych

Po przesłaniu formularza lub otrzymaniu wiadomości e-mail, dane są automatycznie zapisywane w arkuszu Google Sheets. To pozwala na ich łatwe przechowywanie, analizę i dalsze przetwarzanie. Dzięki temu:  

- Wszystkie zapytania są w jednym miejscu, co eliminuje ryzyko ich zagubienia, przemieszania.  

- Możliwe jest łatwe filtrowanie i priorytetyzowanie zapytań.  

Generowaniej oferty

Na podstawie zebranych informacji automatycznie tworzy się oferta w Google Docs. Wykorzystuje do tego przygotowany wcześniej szablon, który może zawierać dowolne, wymagane dla celów przygotowania oferty, dane.

Dzięki temu każda oferta wygląda profesjonalnie i spójnie, a pracownicy nie muszą ręcznie kopiować danych ani formatować dokumentów.

W trakcie generowania spersonalizowanej oferty możliwe jest również ewentualne połączenie, sprawdzenie i pobranie niezbędnych do oferty danych z innych systemów, takich jak np. ewidencji magazynowej, modułu fakturowego.

4. Automatyczna wysyłka oferty do klienta

Gdy oferta jest gotowa, zostaje skonwertowana do formatu PDF i wysłana na adres e-mail klienta. Możliwe jest wprowadzenie jako warunku wysłania oferty jej zatwierdzenie przez człowieka z poziomu GoogleSheets.

Korzyści powyższego:

Oszczędność czasu

Dzięki automatyzacji nie trzeba ręcznie wypełniać dokumentów, kopiować danych, wysyłać e-maili, przeprowadzać kalkulacji. Cały proces odbywa się w ciągu kilku sekund, co pozwala zaoszczędzić wiele godzin pracy tygodniowo.

Większa efektywność i szybkość odpowiedzi

Szybka odpowiedź na zapytanie ofertowe zwiększa szanse na pozyskanie klienta. Automatyzacja pozwala na natychmiastowe wysłanie profesjonalnej oferty, co daje przewagę nad konkurencją.  

Lepsza jakość i spójność ofert

Wszystkie oferty są generowane według jednego, starannie przygotowanego szablonu. Eliminuje to błędy ludzkie, literówki czy nieścisłości w wycenie.  

Łatwiejsze śledzenie i analiza zapytań 

Dane z formularzy są zapisywane w jednym miejscu, co pozwala na analizę, segmentację klientów oraz wyciąganie wniosków na temat najczęściej wybieranych usług i budżetów.  

Przykład 2: system zarządzania zgłoszeniami serwisowymi

Sprawna obsługa zgłoszeń serwisowych to kluczowy element zapewnienia wysokiej jakości usług oraz zadowolenia klientów. Wiele firm wciąż zarządza zgłoszeniami ręcznie, co często prowadzi do chaosu, zagubionych spraw oraz opóźnień w reakcjach. Rozwiązaniem tego problemu jest automatyzacja całego procesu, która pozwala na centralizację zgłoszeń, szybkie przypisywanie ich do odpowiednich pracowników oraz zapewnienie pełnej kontroli nad przebiegiem obsługi.  

Już nawet dzięki takim narzędziom jak Formularze Google, Arkusze Google i Google Docs, połączonych ze sobą w umiejętny sposób, możliwe jest stworzenie wydajnego systemu, który nie tylko usprawni komunikację, ale także pozwoli na lepsze zarządzanie zespołem serwisowym.  

Jak działa system zarządzania zgłoszeniami serwisowymi

1. Klient zgłasza problem

Każdy klient, który napotka trudności lub awarie, może zgłosić problem na dwa sposoby:  

• e-mail – system może monitorować określoną skrzynkę pocztową i automatycznie pobierać treść wiadomości, aby utworzyć zgłoszenie.  

• formularz – klient wypełnia dedykowany formularz, w którym podaje kluczowe informacje dotyczące problemu, takie jak rodzaj usterki, opis sytuacji oraz dane kontaktowe.  

Automatyczne zapisywanie zgłoszeń w Google Sheets

Każde nowe zgłoszenie jest automatycznie rejestrowane w Arkuszu Google (Google Sheets) w formie przejrzystej listy zadań. Każdy wpis może zawierać np. następujące dane:  

- Numer zgłoszenia  

- Data i godzina zgłoszenia  

- Dane klienta  

- Opis problemu  

- Priorytet sprawy  

- Status realizacji  

- Przypisany pracownik  

Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie zgłoszenia są w jednym miejscu i jest do nich stały dostęp w czasie rzeczywistym.  

Generowanie dokumentów opisujących problem

Na podstawie zgłoszeń system automatycznie tworzy dokumenty w Google Docs, które zawierają szczegółowy opis zgłoszonego problemu. Dokumenty te mogą być wykorzystywane do:  

- Dokładnego dokumentowania zgłoszenia, co ułatwia analizę powtarzających się problemów.  

- Przypisania zadania do konkretnego pracownika serwisowego wraz z instrukcjami.  

- Ustalania dalszych działań i komunikacji między zespołem a klientem.  

Każdy dokument jest generowany według określonego szablonu.

Automatyczna informacja dla przypisanego pracownika 

Gdy zgłoszenie zostanie zapisane i przypisane do konkretnego pracownika, wysyłany jest do niego e-mail z informacją o nowym zadaniu. Wiadomość może zawierać:  

- Link do zgłoszenia w Google Sheets.  

- Link do wygenerowanego dokumentu w Google Docs.  

- Szczegóły dotyczące problemu oraz oczekiwane działania.  

Korzyści z automatyzacji systemu zgłoszeń serwisowych

Centralizacja danych i pełna kontrola nad zgłoszeniami

Wszystkie zgłoszenia są przechowywane w jednym miejscu, co eliminuje ryzyko ich zagubienia. System umożliwia łatwe filtrowanie i priorytetyzowanie spraw, co ułatwia organizację pracy zespołu serwisowego.  

Brak pominiętych zgłoszeń

Dzięki automatycznemu zapisywaniu wszystkich zgłoszeń w Google Sheets każda sprawa jest rejestrowana i widoczna dla zespołu. Można również monitorować status realizacji, co minimalizuje ryzyko zapomnienia o danym zgłoszeniu.  

Szybsza i bardziej efektywna obsługa klientów

Automatyczne przypisywanie zgłoszeń do pracowników i natychmiastowe informowanie ich o nowych zadaniach znacząco skraca czas reakcji na zgłoszone problemy. Klienci otrzymują pomoc szybciej, co poprawia ich doświadczenie i satysfakcję.  

Możliwość analizy i raportowania

Zautomatyzowane zbieranie danych pozwala na analizę powtarzających się problemów, ocenę efektywności zespołu oraz tworzenie raportów dotyczących zgłoszeń. Dzięki temu firma może podejmować lepsze decyzje w zakresie optymalizacji procesów serwisowych.  

Przykład 3: monitorowanie zapasów i zamówień

Efektywne monitorowanie zapasów i zamówień to kluczowy element sprawnego działania każdej firmy, zwłaszcza w branżach handlowych i produkcyjnych.

Brak towarów na stanie może prowadzić do opóźnień w realizacji zamówień, niezadowolenia klientów i utraty przychodów. Z kolei nadmierne zapasy generują zbędne koszty magazynowania i marnowanie zasobów.  

Dzięki automatyzacji tego procesu, nawet przy użyciu prostych narzędzi takich jak Gmail, Google Sheets i Google Drive, można skutecznie śledzić poziomy zapasów, automatycznie generować zamówienia i wysyłać je do dostawców.

Jak działa automatyczny system monitorowania zapasów i zamówień?**  

Aktualizacja danych o stanie zapasów w Google Sheets

Cały proces rozpoczyna się od bieżącego monitorowania poziomów zapasów i porównywania go z minimalnymi dopuszczalnymi progami zapisanymi w Google Sheets. 

Poprzez połączenia API automatyzacja pobiera regularnie, w dowolnie ustalonych odstępach czasu, stany z systemów sprzedaży/magazynowych.  

Generowanie zamówienia w Google Docs

Gdy poziom zapasu osiągnie krytyczną wartość, automatycznie tworzy się dokument zamówienia w Google Docs. Dokument ten zawiera np.:  

- Dane firmy zamawiającej.  

- Informacje o produkcie (nazwa, kod, ilość do zamówienia).  

- Dane dostawcy oraz termin realizacji.  

Dzięki gotowym szablonom zamówień każda nowa prośba o dostawę jest spójna i nie wymaga ręcznego wypełniania formularzy.  

Automatyczna wysyłka zamówienia do dostawcy

Po wygenerowaniu zamówienia system automatycznie wysyła je mailem do dostawcy. W treści wiadomości może znajdować się podsumowanie zamówienia oraz załączony plik PDF z dokumentem wygenerowanym w Google Docs.  

Archiwizacja potwierdzeń zamówień w Google Drive/Google Sheets

Każde potwierdzenie zamówienia otrzymane od dostawcy jest automatycznie zapisywane w dedykowanym folderze na Google Drive/Google Sheets.

Podsumowanie

W dzisiejszych czasach technologia oferuje narzędzia, dzięki którym możemy robić więcej w krótszym czasie. Zaprezentowane zostały tu tylko niektóre sposoby na wykorzystanie tego, i to przy zastosowaniu podstawowych narzędzi.

Niezależnie jednak od tego, w jakim przypadku wykorzystane zostaną narzędzia (konkretne programy), największą wartość dodaną, usprawnienie i korzyść przedstawia zespalająca te programy automatyzacja. Dzięki niej pracować ze sobą mogą nie tylko mail i aplikacje Google ale także inne programy wykorzystywane w firmie.